Kinh nghiệm quản lý quán cafe- Relipos phần mềm quán cafe

Vậy giải pháp nào để quản lý nhân viên quán cafe cho hiệu quả ?

Có một lần tôi đi vào một quán cafe gần nhà. Quán khá đông, nhưng chỉ có một người pha chế và một phục vụ, tôi gần như bị bỏ quên và phải chờ rất lâu mới được phục vụ. Ngoài ra, tôi còn gặp những việc bực mình khác:

• Bàn của khách trước ra về rất lâu sau mới được dọn dẹp.
• Nhân viên cau có thậm chí còn làm lơ khi tôi gọi.
• Phục vụ kiêm luôn thu ngân và còn dùng phương pháp thủ công nên thanh toán phải chờ lâu.

Đó là lần đầu tiên và cũng là lần cuối cùng tôi ghé quán này !

Không chỉ riêng tôi, mà có rất nhiều khách hàng hàng ngày phải đối diện với những việc không vui do chất lượng phục vụ kém.

Cũng không chỉ riêng quán cafe này, mà rất nhiều nhà hàng và quán cafe đang mất dần khách hàng quen mà không biết, trong khi 1 khách hàng quen trung bình có thể mang lại lợi nhuận gấp 10 lần so với 1 khách hàng chỉ đến 1 lần, với chi phí quảng cáo gần như bằng 0.

Điều này phải được thay đổi nếu bạn muốn kinh doanh thành công !

Dưới đây là bí quyết kinh doanh quán cafe hiệu quả khiến khách hàng không thể không quay lại quán của bạn:

Bí quyết số 1:Quản lý tốt công việc quản lý nhân viên trong quán cafe

Đầu tiên bạn cần có nhận thức sau: Nhân sự ở lĩnh vực kinh doanh cafe có đặc điểm chung là chỉ xem đây là công việc tạm thời, đó là tâm lý chung dù quán cafe có bài bản, chính sách nhân sự quy củ thế nào đi nữa (ở đây tôi không bàn đến những chuỗi cafe ngoại). Từ nhận thức đó, mà chúng ta sẽ tìm ra phương pháp quản lý nhân viên quán cafe sao cho hiệu quả và dưới đây là một số phương pháp tôi đã ứng dụng vào thực tiễn đem lại kết quả rất tốt.

Thứ nhất

Hãy dùng việc chi trả tiền lương làm công cụ để đảm bảo rằng nhân viên không nghỉ việc đột xuất. Cách làm khá đơn giản, hãy giữ ít nhất 5 ngày lương của nhân viên để “phòng bị” cho mức phạt khi nhân viên nghỉ đột xuất.

Ví dụ: thanh toán lương được chia làm 2 lần cho 1 tháng.

• Lần 1:  trả vào ngày 21 của tháng, tôi chỉ tạm ứng tiền lương từ ngày 1 đến ngày 15.
• Lần 2: tôi thanh toán hết lương của tháng vào ngày 6, tức quán vẫn giữ của nhân viên tối thiểu 5 ngày làm việc.

Thứ hai

Tôi có những quy định về việc xin nghỉ việc và nghỉ phép rất rõ ràng,

• Nếu nghỉ việc mà không thông báo thì số tiền 5 ngày làm việc sẽ không được thanh toán và được đưa vào quỹ phạt (quỹ này sẽ dùng để thưởng cho các nhân viên làm việc tốt). Khi áp dụng phương pháp này, tôi đảm bảo sẽ giảm hẳn tình trạng nhân viên sau khi nhận tiền lương nghỉ đột xuất.
• Đối với nhân viên nghỉ phép thì phải thông báo trước 2 ngày (trừ trường hợp bất khả kháng như bệnh, tai nạn) để sắp xếp nhân ca khác phụ trợ

Thứ ba

Hãy tìm phương pháp chi trả lương công bằng và chính xác nhất, quán cà phê nhà tôi trả lương nhân viên theo giờ làm việc và có chính sách thưởng theo doanh thu.

  Ví dụ:

Tôi trả 15.000 đồng/giờ với nhân viên phục vụ, tôi đã áp dụng ngay máy chấm công bằng dấu vân tay, việc vào ca – ra ca được quẹt vân tay, phần mềm chấm công đươc thực hiện vô cùng công bằng chính xác vì nó là máy mà. Quán của tôi có thời điểm có hơn 30 nhân viên làm việc cho nhiều ca như từ 6h – 10h, từ 10h – 14h, từ 14h – 18h và từ 18h – 22h thế mà việc chấm công chính xác tuyệt đối, công bằng vô cùng. Đặc biệt, việc tính lương cho 30 con người ấy chỉ mất khoảng 2 giờ làm việc. Và hơn nữa, với chiếc máy chấm công, nhân viên sẽ tự động ý thức đúng giờ giấc vì tôi có quy định “nếu đi trễ không có lý do chính đáng thì 1 phút sẽ bị phạt 5.000 đồng”. Đó cũng là một phương pháp để tạo tính chuyên nghiệp cho quán. Và hơn nữa, nếu nhân viên làm thêm giờ, dù chỉ là 5 phút hay 45 phút đều được máy chấm công ghi nhận và cuối tháng đều được tính toán chi tiết. Tôi chưa bao giờ mâu thuẫn với nhân viên vì tính giờ sai, thật đấy, bạn có tin!

Thứ Tư

Bạn cần xây dựng tài liệu đào tạo nhân viên sao cho thật đơn giản, thật chính xác và cố gắng chỉ trong một trang giấy A4 với đầy đủ mô tả công việc, quy trình tác nghiệp, văn hóa phục vụ. Chỉ có sự đơn giản mới giúp bạn trong vòng 30 phút đã hướng dẫn rành mạch một nhân viên mới bắt tay được ngay vào công việc. 

Bí quyết số 2: Hãy thấu hiểu khách hàng!

Muốn quán cafe đông khách hãy đáp ứng 3 nhu cầu của khách hàng thì bạn đã dành được lợi thế trước những đối thủ của mình rồi

2.1  Nhu cầu thứ nhất: Giải khát

Đây là mục đích đầu tiên và cơ bản nhất của một quán cafe. Khách hàng vào quán của bạn đơn giản vì họ có nhu cầu thưởng thức đồ uống và dịch vụ. Và hãy luôn nhớ mỗi đối tượng khách hàng khác nhau sẽ có những nhu cầu của khác nhau.Có 2 nhóm khách hàng chính đó là:

Nhóm khách hàng số 1: Khách hàng giải khát đơn thuần

Đối tượng khách hàng này vào quán với mong muốn đơn giản là thỏa mãn cơn khát của mình. Đối với đối tượng khách hàng này, bạn cần đẩy nhanh tốc độ phục vụ và trang bị điều hòa, quạt cho quán nhé.

• Nhóm khách hàng số 2: Khách hàng thích thưởng thức đồ uống ngon và đẹp mắt

Với những vị khách hàng khó tính này, bạn nên đầu tư vào chất lượng đồ uống và khâu decor trang trí. Khách hàng sẵn sàng chi trả với mức giá cao để thưởng thức một  ly đồ uống ngon, vì vậy bạn cần một menu đồ uống ngon thật sự để đáp ứng những khách hàng này.

Trong bất cứ quán cafe nào, chất lượng đồ uống vẫn là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của quán. Để thực sự giữ chân khách hàng, hãy làm ra những món đồ uống ngon và đẹp mắt.

Lưu ý: Bạn cũng nên đầu tư cho không gian của quán, đặc biệt là ánh sáng tốt để khách có thể chụp ảnh check-in với những đồ uống đẹp mắt đây cũng là một cách rất hay để nhiều người biết tới quán của bạn

2.2  Nhu cầu thứ 2: Giải trí

Để giữ chân và thu hút khách hàng, việc cung cấp các hoạt động giải trí trong quán cũng là 1 ý tưởng khá hay.

Bạn có thể tham khảo các hình thức giải trí trong quán café sau:

Cafe nhạc:

• Với quy mô nhỏ, bạn có thể đầu tư một dàn âm thanh và cho khách hàng tự giao lưu ca nhạc khi có nhu cầu. 1 mô hình khá thành công cho hình thức này là cafe hát cho nhau nghe.

• Quy mô lớn hơn, bạn có thể tổ chức các đêm nhạc theo định kì và mời các ban nhạc bán chuyên, hoặc thậm chí là bạn bè của mình đến biểu diễn. Với hình thức này, bạn có thể thu thêm phí dịch vụ kèm đồ uống.
• Lớn hơn nữa là đầu tư những đêm nhạc lớn với những ca sĩ có tiếng. Chi phí đầu tư cho những đêm nhạc này thường khá cao, nhưng bạn sẽ thu lại được hiệu quả lớn về danh tiếng và doanh thu.

Cafe sách

Với cafe sách, bạn có thể chỉ cần đầu tư 1 giá sách với những cuốn sách giải trí mà bạn cho là phù hợp nhất với khách hàng của mình.

Hoặc chuyên nghiệp hơn là các quán cafe sách lớn bạn có thể tham khảo trên mạng.

Cafe boardgame:

Loại hình cafe này thường hấp dẫn các bạn trẻ. Các trò chơi board game trong quán cũng rất đa dạng, từ chơi bài, cá ngựa với rút gỗ, cờ tỉ phú …

Bạn nên thiết kế quán với ghế ngồi thoải mái để khách có thể ngồi lâu và hoạt động dễ dàng. Ngồi bệt cũng là 1 ý tưởng hay cho cafe board game.

Các quán cafe boardgame thường ngồi bệt thoải mái

Cafe phim:

Thường dành cho đối tượng các cặp đôi, cần không gian riêng tư.

Bạn nên bổ sung thêm các loại đồ ăn vặt như nem chua rán, thịt bò khô…

Cafe bóng đá:

Đối tượng khách hàng ở đây thường là nam giới. Đặc trưng của quán thường hoạt động về tối và đêm, vì vậy bạn nên đầu tư mạnh vào café, bia và cocktail.

Các loại hình cafe theo dạng câu lạc bộ

Các quán café tiêu biểu: Cafe tiếng anh, café phượt, café mèo, café bài tarot..

Điểm đặc trưng của loại hình cà phê này thường chủ quán phải có điểm mạnh và niềm đam mê với loại hình mà mình kinh doanh.

Các quán cafe này dễ tạo được danh tiếng trong cộng đồng từ đó thu được lượng khách quen trung thành và ổn định.

2.3 Nhu cầu thứ 3: Thư giãn

Cũng như mọi loại hình dịch vụ khác, quán cafe thành công phải mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Điều này được đáp ứng khi khách hàng thật sự thoải mái và thư giãn tại quán của bạn.

Bạn có thể mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng với:

• Âm nhạc
• Wifi
• Điều hòa
• View đẹp
• Ghế ngồi thoải mái

2.4 Nhu cầu thứ 4: Mô hình cafe Học và Làm việc

Có vẻ việc làm việc tại quán cafe không còn quá xa lạ với các bạn trẻ, đặc biệt là các bạn sinh viên. Để đáp ứng được nhu cầu này, bạn cần có:

• Không gian yên tĩnh
• Wifi tốt
• Ghế ngồi thoải mái

Với các bạn sinh viên, vấn đề giá cả cũng khá quan trọng. Các bạn ngồi lâu có thể gọi nhiều hơn 1 cốc, vì vậy mức giá hợp lý cũng sẽ thu hút hơn.

Trên đây là những phân tích về khách hàng để bạn có cái nhìn tổng quát và đầy đủ nhất về các nhu cầu của khách hàng khi tới quán. Sau khi thấu hiểu khách hàng, bạn hoàn toàn toàn có thể tìm ra phương hướng phát triển và cải thiện chất lượng quán.

Cụ thể:

Nếu bạn chưa có quán: Hãy tìm hiểu khách hàng xung quanh khu vực của bạn: độ tuổi, nghề nghiệp, sở thích, khả năng tài chính. Từ đó bạn có thể lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp nhất.

 Ví dụ: Xung quanh bạn có nhiều khách hàng trẻ, hãy đầu tư nhiều vào trang trí quán với các màu sắc trẻ trung hấp dẫn; wifi tốt, đồ uống đẹp mắt với các loại đồ đá xay, sinh tố – Chắc chắn quán của bạn sẽ hút khách hơn các quán cafe nhàm tẻ khác.

Hoặc nếu bạn muốn hướng tới đối tượng tầm 30 trở lên, quán cafe ngoài trời với ghế tựa, nhân viên thân thiện, lễ phép, phục vụ nhanh sẽ gây thiện cảm hơn rất nhiều.

Nếu chưa biết khách hàng muốn gì ư? Hãy quan sát họ: họ hay làm gì, họ nói chuyện gì và thậm chí họ than phiền gì về bạn

Hoặc cụ thể hơn, hãy làm khảo sát: Hỏi họ muốn gì và bạn có thể làm gì để khách của bạn hài lòng

Sau khi đã biết được khách hàng cần gì, hãy cải thiện quán theo nhu cầu của khách.

Ví dụ:

• Hãy đầu tư sách, truyện nếu khách của bạn đa phần là học sinh sinh viên
• Đầu tư wifi mạnh hơn nếu khách hàng chưa hài lòng
• Bổ sung menu bằng các món đồ uống mới ngon và phù hợp

Hãy để công việc kinh doanh của bạn không đơn thuần là câu chuyện bán được bao nhiêu ly nước mà để nó trở thành có bao nhiêu người biết đến quán của bạn, làm hài lòng được bao nhiêu người, lắng nghe được bao nhiêu câu chuyện … Đây mới thực sự là bí quyết kinh doanh quán cafe hiệu quả nhất.

Khi đó công việc kinh doanh của bạn sẽ thú vị và hiệu quả hơn rất nhiều.

Bí quyết số 3: Nâng cao chất lượng phục vụ của quán cafe

3.1 Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở:

Việc giữ thái độ phục vụ niềm nở sẽ gây thiện cảm cho khách hàng. Có 1 số gợi ý dành cho bạn:

• Chào khách khi khách bước vào quán: việc này bạn rất thường thấy ở các quán café take-away.
• Mỉm cười với khách, điều này không xa lạ gì nhưng lại là lỗi thường gặp tại các quán cafe

3.2 Hướng dẫn chỗ ngồi cho khách:

Đặc biệt là khách mới vào quán thường không biết lựa chọn chỗ ngồi cho mình. Bạn hãy căn cứ vào số lượng khách và nhu cầu để xếp chỗ ngồi tương ứng.

>> Đây cũng là 1 mẹo giúp bạn điều phối chỗ ngồi trong quán dễ hơn khi khách đông.

3.3 Hướng tới sự chuyên nghiệp:

Khách hàng ngày càng trở nên khó tính, vì vậy bạn nên cải thiện phong cách phục vụ hướng tới sự chuyên nghiệp cho quán.

Các gợi ý để quán của bạn chuyên nghiệp hơn: làm đồng phục cho quán, sử dụng hóa đơn, có thẻ đặt bàn cho khách…(những lựa chọn này còn tùy thuộc vào phong cách quán của bạn)

Bí quyết kinh doanh quán cafe hiệu quả của The Coffee House là sự thân thiện và chuyên nghiệp

3.4 Luôn đảm bảo vệ sinh:

Không khách hàng nào muốn uống trong những cốc chén bẩn hay phát hiện sợi tóc trong ly, bạn nên xem kỹ lại cốc xem đã sạch chưa trước khi làm đồ. Hãy trang bị đủ cốc cho quán để phục vụ đủ lượng khách hàng khi quán đông.. Một quầy pha chế bừa bộn cũng khiến khách hàng có ấn tượng xấu về quán.

Những việc bạn nên cải thiện: luôn rửa sạch ly cốc, giữ nơi pha chế sạch sẽ, vệ sinh dụng cụ pha chế thường xuyên.

3.5 Nhớ tên khách:

Khoa học đã chứng minh: sử dụng tên để giao tiếp sẽ gây thiện cảm hơn cho người đối diện. Tại sao không tận dụng mẹo này để chinh phục những khách hàng khó tính nhất?

Một văn hóa có thể nói là đặc trưng của Starbucks: Khi khách bước vào quán, nhân viên phục vụ luôn hỏi tên khách và ghi vào cốc của họ khi đưa đồ cho khách. Việc này vừa giúp bạn nhớ tên khách dễ hơn, mà còn giúp tránh đưa nhầm đồ. Việc mang nhầm đồ cho khách sẽ gây tâm lý khó chịu và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.

Bạn nên ghi lại order của khách để tránh tối đa tình trạng mang nhầm đồ cho khách. Việc nhớ tên khách cũng khiến việc nhớ order dễ dàng hơn.

3.6 Phục vụ thêm nước mát

Khách hàng thích được quan tâm. Và tất cả chúng ta đều thích những thứ miễn phí đúng không nào?

Chỉ đơn giản là mời 1 ly nước mát trong thời gian chờ đợi, quán của bạn sẽ ghi điểm cực cao trong mắt khách hàng vì sự chuyên nghiệp và thân thiện.Tránh việc khách hàng phải chờ là một trong những bí quyết kinh doanh quán cafe hiệu quả. Tình trạng này thường xảy ra khi quán đông khách.

3.7 Giới thiệu menu đồ uống cho khách:

Rất nhiều quán chỉ đưa cho khách xem menu và đợi nhận order mà không hề có gợi ý hoặc định hướng cho khách. Thậm chí tại các quán cafe take away, nhân viên để khách đứng một lúc lâu mà không biết chọn món gì. Đây có thể coi là một thiếu sót lớn.

Bạn đang bỏ lỡ cơ hội giới thiệu cho khách những món đồ Hot của quán.
Bạn đang để khách bối rối giữa hàng chục món đồ khác nhau
Bạn đang làm mất cơ hội ghi điểm trong mắt khách hàng.
Menu nên được trình bày rõ ràng, phân rõ hạng mục
Nên có hình minh họa để khách dễ hình dung

3.8 Kiên nhẫn khi khách gọi đồ:

Như đã nói ở trên, quán café là nơi để khách hàng trải nghiệm, thư giãn. Vì vậy:

• Đừng tỏ ra sốt ruột khi khách gọi đồ lâu. Thay vì thế, hãy gợi ý đồ uống cho khách.
• Không nên bỏ đi khi khách đang chọn món, việc này sẽ khiến khách phải chờ đến khi nhân viên quay lại để gọi món. Chắc chắn không khách hàng nào thích điều này.

Nên nhớ, dù mọi thứ có chuẩn bị kỹ càng đến đâu, sẽ luôn có những sai sót hoặc sự cố. Tuy nhiên, dù đúng hay sai, khách hàng luôn là thượng đế. Hãy phục vụ họ với tất cả sự nhiệt tình và năng lực của bạn.

3.9 Phục vụ, thanh toán nhanh và chính xác:

Trước hoặc ngay khi khách ngồi vào bàn, bạn nên dọn dẹp và lau bàn sạch sẽ. Khi quán quá đông khách, hãy tăng cường nhân sự để tất cả các bàn luôn sẵn sàng đón khách.

Việc thanh toán gần như là ấn tượng cuối cùng của khách về quán. Dù bạn có đồ uống ngon và phục vụ tốt nhưng khâu thanh toán có vấn đề, khách hàng vẫn sẽ ra về với tâm trạng không thoải mái và để lại ấn tượng xấu.

Nếu cần thiết, hãy đầu tư thêm máy tính tiền tự động để giúp cho việc thanh toán dễ dàng hơn.

3.10 Dắt xe cho khách khi ra về:

Thông thường, quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe cho khách.

Tuy nhiên, nếu quán bạn chưa có bảo vệ và bạn đang rảnh rỗi, bạn có thể tự tay dắt xe cho khách. Điều này chắc chắn sẽ ghi điểm tốt trong mắt khách hàng.

3.11 Khiến khách luôn nhớ về quán của bạn:

Có rất nhiều cách để gợi nhớ cho khách về quán của bạn: tặng thẻ thành viên, gửi email về các chương trình ưu đãi của quán, giảm giá nhân các dịp đặc biệt như ngày lễ, ngày sinh nhật…Nếu muốn quản lý tổng thể từ quản lý bán hàng đến chăm sóc khách hàng hãy đăng ký để download phần mềm quản lý quán cafe mien phi 30 ngày từ Phần Mềm Hợp Nhất chúng tôi 

>> Những việc trên vừa nhắc khách nhớ tới quán, lại thể hiện sự quan tâm của bạn tới khách hàng.

LỜI KẾT: Trên đây là những chia sẻ về bí quyết kinh doanh quán cafe hiệu quả để khách thực sự hài lòng. Bạn hãy thử áp dụng và cảm nhận hiệu quả nó mang lại nhé!

• Tags: